Gestión de Stocks en la Farmacia - Sus 5 beneficios

Gestión de Stock en la Farmacia - Sus 5 beneficios

La gestión de stock es un tema al que se le debe prestar especial atención, ya que repercute en prácticamente todas las tareas que deben hacerse dentro de la Farmacia, pero para entrar en este tema, quiero que te imagines las siguientes 5 escenas:

Escena 1:

Estás en la Farmacia y entra un señor solicitándote un Ácido Acetilsalicílico, vas a la rebotica, abres la gaveta y te das cuenta que un medicamento de tan alta rotación como este, no lo tienes. Le informas al paciente que no lo tienes, y acto seguido el paciente sale por la puerta sin su medicación y se va directo a la Farmacia de la esquina (tu competencia).

Resultado: Perdiste a un paciente, posiblemente se lleve una mala imagen de ti y su próxima compra será en otra farmacia.

Escena 2:

Estás en la Farmacia y entra una señora con diabetes tipo 1, quien te solicita una insulina basal, se la dispensas y la paciente se va a su casa. Una semana después la paciente vuelve a la Farmacia bastante molesta diciéndote que la insulina que le has dispensado tenía fecha de caducidad de diciembre del año anterior, y se dio cuenta después de inyectársela.

Por más que le pidas disculpas y le digas que la insulina, aunque esté caducada no le dará ningún efecto tóxico ya que se trata de una hormona, realmente sabes que pusiste en riesgo la salud de tu paciente ya que la insulina seguramente no le ofreció el control glucémico como debía.

Resultado: Te sientes culpable y además acabas de perder a una paciente quien se llevará una mala imagen de ti.

Escena 3:

Estás en la Farmacia y entra un señor quien tiene prescrito en su tarjeta sanitaria una caja de pañales, elásticos, talla M, de absorción de Super-Noche. Cuando vas a buscarlos, resulta que el almacén está tan desordenado que pasas 9 minutos y 32 segundos en conseguir dichos pañales. Al salir de nuevo al mostrador, el señor ya se ha ido.

Resultado: Perdiste un paciente quien se lleva una mala imagen de ti y además tienes molestos a muchos pacientes más que aún siguen esperando a que les atiendas.

Escena 4:

Estás en la Farmacia y un representante de ventas te ofrece una super promoción en la que comprando 120 und de su marca te hace un descuento del 70%, tu sin pensarlo le dices que “OK, mándamelo”. Al llegar las 120 und, por falta de espacio las dejas en la caja en una esquina del almacén.

Durante ese mes, ya han pasado 8 representantes con promociones similares, en las que por una gran cantidad de unidades te dan un gran descuento y sin pensarlo le dices que si a todas.

Tres meses después tienes miles de unidades arrumbadas en sus cajas dentro del depósito, incluso algunas de las cajas se han roto por el peso de la otras, maltratando su contenido. Y algunas de las cajas aún no han sido abiertas porque son productos cuya rotación es escasa.

Resultado: Pérdida cuantiosa de dinero, ya que habrá unidades que con el tiempo se te romperán y/o vencerán.

Escena 5:

Estás en la Farmacia y un paciente te pide un expectorante de una marca específica, y lo necesita rápido porque está un poco apurado y solo le sirve esa marca. Cuando lo buscas en la rebotica no está en donde debería y aunque el sistema te dice que tienes 5, no consigues ninguno.

Resultado: Perdiste a un paciente, posiblemente se lleve una mala imagen de ti y su próxima compra será en otra farmacia.

Si luego de leer estas 5 escenas, no te sientes identificado en lo más mínimo con ninguna de ellas, felicitaciones, tu gestión de Stocks es correcta. Pero si alguna de ellas te es lejanamente familiar te recomendaría trabajar en la gestión de Stocks de tu Farmacia.

Ten en cuenta que tener un software operativo como Farmatic, Unycop, Bitfarma etc… o incluso contar con un robot dentro de la Farmacia no es garantía de que estés gestionando correctamente los stocks, ya que estas son simplemente herramientas que te pueden ayudar.

Saber comprar, ordenar y almacenar, son tareas esenciales para una correcta gestión de Stocks, veamos brevemente cada una de estas tareas.

Comprar:

Esta es una tarea que va mucho más allá de saber que tenemos ahora y en qué cantidad, ya que también es importante ser intuitivo, pero con datos en la mano. Por ejemplo, hay productos estacionales como los de la gripe, cuya rotación incrementa en épocas específicas del año, y esto estimado lector hay que tomarlo en cuenta, ya que habrá momentos en los que ciertamente el acopio de un tipo de producto sea necesario y le compres al comercial esa oferta tan generosa que tiene con una gran cantidad de unidades, pero también es cierto que en otros momentos es innecesario, por lo que te puedes mantener en stocks mínimos de ese mismo producto.

Si compras más de lo que debes, pierdes dinero, pero si compras menos de lo que debes también lo pierdes, ya que puedes tener una rotura de stock. Lo ideal es que la cantidad de lo que vayas a comprar este calculado en función del tiempo en que esperamos que se vaya a vender y de este modo venderlo antes de pagarlo logrando un autofinanciamiento

Muchas literaturas coinciden en que hay que procurar no tener en almacén ningún stock para vender en un plazo superior a 60 días, y mejor aún si el stock almacenado se vende en 45 días. Por supuesto existen excepciones como pueden ser aquellos pagos que nos ofrecen con plazos superiores. Todo esto te permitirá definir los stocks mínimos y máximos para cada uno de los productos.

Ten en cuenta que las compras deben tener por objetivo prever y evitar demandas insatisfechas del paciente.

Ordenar y almacenar:

Tener un almacenaje de productos y medicamentos debidamente ordenado, te permite aprovechar espacios, tener un mayor rendimiento del trabajo, ofrecer un servicio adecuado al paciente, ahorrar tiempos, facilitar el mantenimiento y evitar la pérdida y/o maltrato de mercancía, la cual es uno de los principales problemas dentro del almacén.

Hay quienes dividen su almacén por tipo de productos, por formas farmacéuticas, por orden alfabético, etc…sea cual sea la manera en que ordenes tu almacén, el mantenerlo en dicho orden y con fácil acceso a la mercancía te brindará grandes beneficios.

Así mismo es importante que en dicho almacenaje se mantenga un sistema que permita el ir saliendo primero de los productos y medicamentos cuya fecha de expiración este más cercana. Para ello métodos como el FIFO (First in, first out), cuyas siglas en ingles significan “primero en entrar, primero en salir” permiten que esto ocurra, reduciendo significativamente la posibilidad de tener productos y/o medicamentos vencidos en el almacén.

De todos modos, es importante hacer un inventario mensual de aquellos productos que estén por vencerse, para lo cual te puedes apoyar del software de gestión que utilices en la farmacia, y que también te permitirá tener actualizado el sistema en relación a las existencias reales.

Como he venido diciendo a lo largo del artículo, una correcta gestión de stocks, evitará cualquiera de las 5 escenas que nos planteamos al principio del artículo, y traerá consigo estos 5 beneficios:

1- Optimización de todos los procesos dentro de la Farmacia, con una reducción importante de costes operativos.

2- Reducción de pérdidas de mercancía deteriorada o vencida

3- Rapidez y mejor calidad de servicio al paciente

4- Garantía del correcto cumplimiento del tratamiento farmacológico del paciente

5- Incremento en el nivel de ventas promedio de la Farmacia

Para alcanzar estos 5 beneficios, el trabajo debe ser constante y metódico, un trabajo de hormiguita pero que nos recuerda que la función del farmacéutico dentro de la Farmacia, va mucho más allá de simplemente dispensar.