La Gestión de Compras - y su objetivo en la Farmacia.

Uno de las muchas responsabilidades dentro de la Farmacia, y a mi parecer una de las más difíciles de llevar correctamente, es la gestión de compras. Y la considero difícil de llevar correctamente porque en ella existen muchos factores que tenemos que tener en consideración.

Para poder desglosar dichos factores que inciden en la gestión de compras, lo primero que tenemos que tener claro es cual será el objetivo de la compra, y en todos los casos debería ser: 

 

 “Satisfacer las necesidades del paciente, sin olvidar el beneficio económico de la Farmacia”.

 

Una Farmacia que satisfaga las necesidades del paciente, pero que no genere beneficios, poco durará abierta porque no tendrá como mantenerse. Por otra parte, una Farmacia que solo busque beneficio económico, sin pensar en las necesidades del paciente, simplemente se llenará de productos, pero no tendrá quien se los compre.

 

Para conseguir ese equilibrio que nos exige el objetivo planteado, es necesario que desglosemos el mismo de la siguiente manera:

 

Necesidades del paciente.

 

Solemos pensar que para satisfacer al paciente necesitamos contar con TODOS los productos y TODAS las marcas del mercado, y esto querido lector, créame que por muy grande que sea su Farmacia es totalmente inviable.

 

Para lograr satisfacer al paciente lo primero que debemos hacer es conocerle a él y a su entorno, en profundidad. Una vez se tiene claro quién es el paciente, debemos decidir cuáles serán los productos que le vamos a ofrecer para satisfacer sus necesidades.

 

Al momento de la elección de los productos debemos ofrecer un abanico de opciones, en el cual ni sobren ni falten opciones, por lo que se recomienda dividir dichas opciones en tres categorías.

 

Opción estratégica: Aquí clasificarán aquellos productos o marcas que consideramos como primera opción de recomendación ante la necesidad concreta que nos indique el paciente. Es importante que este producto sea reconocido por el paciente como producto de calidad, que su precio se encuentre dentro de la media del mercado y deje un alto margen de ganancia para la Farmacia.

 

Opción táctica: Este debe ser un producto o marca que más suelan demandar los pacientes y que te permitirá diferenciarte de la competencia, siendo un producto que paciente sabe que puede conseguir contigo.

 

Opción gancho: Este será el producto o marca promocional del momento, y que atrae al paciente a revisar la categoría, ya sea porque esta con un buen descuento o simplemente porque se encuentra publicitado en diferentes medios.

 

Es importante que a la hora de elegir y clasificar los productos y/o marcas, sepamos cuanto comprar, ya que esto será clave en una buena planificación, veamos un sencillo ejemplo:

 

En la Farmacia veo que un gran porcentaje de mis pacientes son mujeres de edad avanzada, que suelen demandar cremas antiarrugas. Si ante esta situación, compro cremas antiarrugas a todos los comerciales que van por la Farmacia, se acumularán muchísimas marcas que al final quedarán olvidadas en la rebotica y muchas de ellas probablemente ni siquiera le interesaran al paciente, diluyendo así todo el esfuerzo.

 

Pero si por otra parte, como encargado de compras decido qué opciones quiero ofrecerles a mis pacientes, teniendo en cuenta su necesidad, buscado así una marca estratégica, otra táctica y alguna promocional, y analizo las rotaciones de stock, esto me permitirá comprarle al comercial las cantidades necesarias y asegurándome que son las marcas que buscan mis pacientes.

 

Es importante que el Farmacéutico titular, o el encargado de compras, sepa negociar con el comercial, y para ello es necesario que al momento de la comprar se tenga muy claro el ¿Qué?, ¿Porque?, ¿Cómo? y ¿Para quién? quiere hacer la compra, y además de eso sepa ¿Qué quiere obtener de la negociación?. Si una Farmacia no tiene claro esto, siempre habrá problemas en la negociación y en la relación comercial.

 

Beneficio económico de la Farmacia

 

Esta es la segunda parte del objetivo de la compra, y para entrar en el mismo, lo primero que tenemos que tener muy claro es esta fórmula:

 

BENEFICIO = Margen x Rotación.

 

Y empiezo con esta fórmula, porque son muchas las Farmacias que al hablar de beneficio piensan únicamente en el margen comercial, y además piensan que si compran el producto más económico y con un mayor margen tendrán un mayor beneficio, cuando esto realmente no es del todo cierto, y se los demuestro con un ejemplo sencillito:

 

Una Farmacia compra un Champú cuyo PVP es de 10€, y un margen comercial del 50%, quiere decir que la Farmacia lo compra en 5€ y se gana otro tanto…al principio no parece nada mal.

 

Pero Otra Farmacia compra el Champú con un PVP de 15€, y con un margen comercial de solo 40%...aunque las condiciones parecen peores que la otra Farmacia, resulta que bajo estas condiciones la Farmacia lo está comprando en 9€ y se está ganando 6€.

 

Y frente a este ejemplo puedes estar pensando que el paciente seguro prefiere comprar el de 10€, pero esto solo lo podríamos saber analizando y conociendo al tipo de paciente que va a la Farmacia (caemos en la primera parte del objetivo de compra). Por otra parte piensa que el precio nunca será una objeción si la venta va acompañada de un buen servicio y un buen consejo Farmacéutico.

 

También puedes estar pensando que la Farmacia que lo vende en 10€ tal vez venda más por su bajo precio, y es ahí donde entra el juego la rotación, recordando que el beneficio no es solamente el margen comercial de un producto (recuerda la formula de beneficio).

 

Resulta comercialmente mucho más interesante que el beneficio de la Farmacia provenga de una mejor rotación que de unos pocos puntos de margen comercial, pero la combinación de estos dos factores serán la garantía de un gran beneficio.

 

Conociendo la rotación de un producto no solamente podremos calcular el beneficio, sino que también sabremos cuando y cuanto comprar, garantizando un stock que cubra las necesidades el paciente.

Como dato a tener en cuenta, los expertos en la materia aseguran que gestionando bien la rotación y el stock tendríamos que ser capaces de suministrar al menos 93% de los productos que nos piden los pacientes, pero si la gestión no es la correcta y bajamos de este nivel el riesgo de perder a un paciente se incrementa en un 30%.

En resumen, desarrollar una buena gestión de compras en la que tengamos claro el objetivo, nos permitirá atender las necesidades del paciente, ofreciéndole los productos y marcas adecuadas a sus necesidades y obteniendo un beneficio económico en la que el margen y la rotación, serán garantía del éxito comercial de la Farmacia.