5 claves para la Gestión del Tiempo en la Farmacia

Un día en la Farmacia está lleno de tareas… custodiar, conservar y dispensar los medicamentos, atender a los pacientes, ofrecer consejos farmacéuticos, preparar fórmulas magistrales, hacer pedidos, recepcionar y guardar mercancía, controlar stocks, atender comerciales, cazar descuentos, controlar estupefacientes, preparar los SPD, emitir certificados covid, realizar mediciones de glucosa, colesterol, tensión, etc, conseguir test de antígenos, mantener una formación continua, desarrollar jornadas de salud, ayudar a los compañeros, montar escaparates, publicar en las redes sociales, hacer seguimiento de los pacientes, etc..etc..etc..Y para todo esto, solo tenemos una jornada!!!!

Y es que cuando vemos todo lo que tenemos que hacer es común escuchar “es que no me da tiempo” o de incluso tener esa sensación de “creo que me falto hago por hacer”, y es que, para lograr todas estas tareas la buena gestión del tiempo se vuelve esencial, siendo la única manera de afrontar con éxito todas las demandas y tareas que tenemos que afrontar. Para ello en este artículo desarrollaré 5 claves para una correcta gestión del tiempo en la Farmacia

Clave 1: Analiza tu tiempo

En esta primera clave debemos reconsiderar ¿Cómo estamos empleando nuestro tiempo dentro de la Farmacia?, y para ello debes revisar la manera en la que empleas cada una de las horas del día. Coge una de esas agendas o cuadernos que te regaló el comercial a principios de año e identifica en ella las horas más y menos productivas, permitiéndote conocer cuál es el momento del día en que tienes más energía y eres más productivo.

Si por ejemplo te das cuenta de que eres más productivo por la mañana de 10 a 12, pues entonces reserva esas horas para las tareas que requieren de mayor esfuerzo.

Clave 2: Objetivos y tareas

Debes tener en cuenta tus objetivos profesionales pero también los personales para que logres compaginarlos, y ten en cuenta que los mismos deben ser específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos de tiempo establecidos.

Solemos cometer el error de plantearnos nuestros objetivos mentalmente, escríbelos hazme caso, incluso prepara una pizarra en la rebotica en las que los tengas siempre presentes y escribe en ella también todas las tareas que debes desarrollar para alcanzarlos. El simple hecho de escribir tus objetivos los hará más fuertes y tu compromiso con ellos será mucho más fuerte.

Una vez te establezcas los objetivos y sus diferentes tareas, te darás cuenta de que hay tareas más importantes que otras, y es en este punto que deberás identificar cuáles son las urgentes y cuáles son las importantes, dándole así diferentes prioridades.

En relación a este punto, el pasado 12 de junio del 2020, antes de contar con este blog, hice un post en @mkfarmaes en el que hablaba de la Matriz Eisenhower, que es la matriz que nos permite gestionar el tiempo diferenciando lo urgente de lo importante. (te recomiendo darle un vistazo al post)

Ejemplo: Una actividad urgente e importante puede ser, atender a Don Benito quien necesita de un consejo farmacéutico inmediato ya que su salud corre peligro (Tarea esencial que debes cumplir con inmediatez). Y una tarea importante pero no urgente podría ser revisar el stock de los geles de ducha (Tarea que puedes posponer, pero no olvidar).

Clave 3: Plan de Acción

Cuando trabajé de comercial en la industria farmacéutica tenía un jefe que solía decirnos que un buen plan de acción es aquel que permite alcanzar el 80% de los resultados con un 20% del esfuerzo, lo cual era un símil de la conocida Ley del Pareto que dice que 80% de las consecuencias están motivadas por el 20% de las causas.

Para alcanzar esto, nuestro plan de acción debe estar por escrito y en ella tener las respuestas al ¿Qué?, ¿Cuánto?, ¿Cuándo?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, ¿Recursos? y ¿Responsable?

Si alguna de estas preguntas no tiene respuesta, nuestro plan de acción requerirá mayor esfuerzo y gasto de energía, poniendo en riesgo el alcanzar los resultados que esperamos con nuestro plan de acción.

Clave 4: Delegando tareas

En las Farmacias no solemos estar solos, aunque seguramente habrá farmacias (sobre todo en el rural), en las que solo estará el titular. Pero en una gran mayoría existe un equipo de personas que están tras el mostrador de la Farmacia. En mi caso particular somos 4, y anteriormente estuve en una Farmacia en la que éramos más de 10.

Y es que el hecho de que sean varios los profesionales dentro de la Farmacia, facilita la posibilidad de delegar tareas en función a las capacidades de cada uno de los miembros del equipo, y esto permite gestionar mucho mejor el tiempo ya que no es lo mismo 12 tareas una sola persona, que las mismas 12 tareas distribuidas en 4 miembros del equipo, a razón de 3 tareas cada uno.

Al momento de delegar tareas es importante tener en cuenta que la persona a quien se le delega se sienta cómoda con la responsabilidad asignada y este capacitada para desarrollarla a cabalidad.

Clave 5: La buena vibra

En esta tarea de gestionar el tiempo y ganar control de nuestras actividades durante el día, la actitud positiva y la buena vibra, nos permitirá ganar disciplina y desarrollar perseverancia, permitiéndonos ser más competitivos, eficientes y estar más a gusto.

La buena vibra, es una energía positiva capaz de transmitirse no solo a tus tareas, si no a tus pacientes, a tu equipo, a todo tu entorno, y que facilitará las labores, permitiéndote ver de manera más clara cuales son los puntos a mejorar y aprovechar así mejor el tiempo…ese mismo tiempo que antes no te dejaba culminar tus tareas.

Estas no son las únicas 5 claves de la gestión del tiempo, hace un par de semanas estuve escuchando un podcast donde hablaban de 20 tips para la gestión del tiempo, el mes pasado leí sobre 52 claves para aprovechar el tiempo, y el año pasado leí un artículo que enumeraba 101 trucos para gestionar mejor tu tiempo...y es que al tiempo se le puede aprovechar cada uno de sus segundos de innumerables maneras, incluso cada vez son más las herramientas a nuestra disposición para lograrlo, como el internet, las videoconferencias, el móvil, las aplicaciones etc…

Querido lector, prueba estas 5 claves, lee sobre el tema, busca herramientas que te ayuden, e incluso créate un sistema nuevo en el que tú seas dueño de tu tiempo. Date la oportunidad de ser más productivo y alcanzar cada uno de tus objetivos, esto no solo te lo agradecerán tus pacientes, sino que tú mismo te lo agradecerás.